顺祝商祺的正确格式(商务邮件不会写?)
在微信已经发达到24小时随时在线,随时可沟通的现在,邮件的重要性似乎正在下降,越来越多的人宁可选择在微信中直接用语音来说,也不太愿意写一封邮件了。
但即使如此,邮件在商务沟通中,还是占据着非常重要的份量。一份正式的邀请,一次重要的商务会晤,你不能只是在微信里打几行字,或者留一段语音就完事,很多时候,你还是得写一封准确且有效率的邮件才行,否则,对方可真就会觉得你太没有诚意了,太不专业了。
为了提高你的专业电子邮件写作技巧,在写专业的电子邮件时,不管你是为了找工作还是社交,给同事或者是其他与商业有关的原因,都要遵循以下几点建议:
一、主 题
主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。对于酒店每个部门的文员及管理层来说,每天收到的邮件实在太多,通常会通过看标题来决定是否先阅读。如果连标题都没有的邮件可能直接当垃圾邮件删除,因为认为连标题都没有的邮件不具备阅读价值。关于标题也是有讲究的:
1、一定不要空白标题,这是最失礼的。
2、标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3、最好写上来自**部门/酒店的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4、标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”
5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
二、称呼与问候
称呼太随意,会让人觉得不够严谨和专业;称呼太“亲切”,会产生拍马屁的嫌疑,对于套近乎者,很多人也是不喜欢的。
恰当地称呼收件者,拿捏尺度:邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用“Dearxxx”,“套近乎”有点明显。
三、关于格式
称呼是第一行顶格写。Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个BestRegards,中文的写个”祝您顺利”、“顺祝商祺”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。
四、正文内容
商务电子邮件不是写抒情散文,一定要注意行文通顺、表达清晰,简明扼要。同时复杂的事情如能简单清晰的表达,也可以看出一位职业人士沟通能力,间接展示其干练、思路清晰的形象。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,但记住一定要条理清晰。然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧哦!
有了这些邮件礼仪,相信各位“打工人”对邮件的书写有了进一步的认识。
需要注意的是,发送商务邮件,最好还是选择企业邮箱。新网旗下企业邮箱品牌“全球邮”,将企业安全及隐私视为一切,对往来邮件进行全程SSL加密措施。以专业的技术支持为会员提供邮箱安全保障,有效保证业务信息在传送过程中的完整性以及安全性。正因为企业邮箱服务带给公司和员工多重保护,让公司在安全的环境下传递重要往来信息,当你以公司身份与客户确认执行方案时,双方通过邮件确认,是最让人放心的沟通方式。新网企业邮箱服务多重使用体验,你值得拥有。